Un ERP, Planificación de Recursos Empresariales, es un sistema basado en un software que permite gestionar, integrar y controlar, si no todas, la gran mayoría de las operaciones de producción, distribución, comercialización y finanzas de una compañía.

Los ERP en un principio estaban enfocados a resolver los problemas informáticos solo de las grandes empresas que podían costear su adquisición e implementación.  Hoy en día, gracias a iniciativas de empresas de ingeniería de software, a la  evolución de las herramientas de desarrollo, sobre todo Open Source, la necesidad urgente de ser más eficientes y competitivas, y al constante  requerimiento de información por parte de los organismos de control, el uso de los ERP en las empresas PYME se está extendiendo.

Las alternativas hasta ahora para adquirir ERPs en el mercado ecuatoriano han sido, tradicionalmente; ERP empaquetados, casi siempre muy específicos para un industria en particular y generalmente basados en tecnología propietaria, muy costosos y cerrados,ERPs en ASP, es decir que se provee el servicio de uso de las aplicaciones a través del internet, en este caso, todos los datos y las aplicaciones residen en alguna parte en un servidor de propiedad del proveedor y no son muy flexibles para ajustar el software a las reglas de negocios de la empresa, eso sí, ofrecen la ventaja de que desde cualquier sitio con acceso al internet se puede trabajar y se paga normalmente un derecho mensual por usuario de la aplicación; y los ERPs basados en software libre, la principal ventaja es la casi eliminación de los costos de herramientas base para correr la aplicación y que se tiene acceso al código fuente de la aplicación, libertad total, pero muchas veces se requiere de personal especializado para que realice los ajustes necesarios para adaptar el sistema a las necesidades particulares de la empresa, aunque es una opción contratar una empresa especializada para que implante la aplicación y la soporte en adelante.

Una de las ofertas más importantes de todo ERP es el mejoramiento de la calidad de la información integral de la empresa, disponible en línea y en tiempo real.  Esto exige un altísimo nivel de integración entre la información de los diferentes entornos; producción, logística, comercialización y financiera; también promueve el apoyo mutuo de los diferentes miembros de la organización participando de un flujo de trabajo unificado e integral.  Lo mejor de este modelo es que al garantizar la integración, se logra veracidad de la información lo que permite una eficiente toma de decisiones.

El proceso de implantación de un ERP obliga la realización de algunas tareas que mejoran de forma importante los índices de productividad en la empresa, revisión de los procesos previos a la automatización, integración del personal en un objetivo común, laestandarización de procedimientos contribuye sensiblemente al mejoramiento de la rentabilidad y eficiencia de la empresa, la eliminación de procesos redundantes disminuye esfuerzos y genera ahorros en costos operacionales, pero quizá lo más importante; todo esto, disminuye el margen de error en todos los procesos operacionales.

Al tener a mano la información más verás y totalmente en línea, siempre disponible, los directivos de las PYME pueden acometer decisiones con mayor certidumbre, disminuyendo sustancialmente el riesgo por falta o error de información.  Esto lo convierte en unaempresa más competitiva al tiempo que se ve más atractiva desde el punto de vista de los clientes.

La base esencial para desarrollar un completo sistema CRM, para el manejo de las relaciones con los clientes, es justamente la información organizada, centralizada e integrada que provee un ERP a escala corporativa, este permitirá gestionar todo el flujo y procesos en los que interviene el cliente y la empresa, lo que se traduce en una notablereducción del tiempo de respuesta y mejora en la calidad de comunicación con el cliente.

Un ERP de buen nivel servirá de base para el crecimiento consistente de la empresa, quien lo desarrolle debe poseer la capacidad de extender sus funcionalidades acorde con los requerimientos propios de la empresa de forma permanente.

Cuando una PYME debe adquirir un ERP?

Una PYME debe considerar adquirir un ERP cuando sienta que ya no puede mantener el control operacional usando sus métodos actuales,  el mejor momento es cuando la PYME esté lista para dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados.

Qué debe tener a mano una PYME antes de adquirir un ERP?

Lo más importante es tener claro los requisitos; tipo de empresa, detalle de los procesos que necesitan más atención, cuantos usuarios actuales tiene y a futuro cuál es su plan de expansión, tecnología disponible en la empresa, que funcionalidades se requieren, disponibilidad de soporte de sistemas interno o no, y por supuesto, disponibilidad de presupuesto para acometer el proyecto.

FRAGATA-ERP es un sistema, desarrollado totalmente en Ecuador usando herramientas de tecnología Open Source, con soporte de ingeniería local, tanto para lograr una solución ajustada a las necesidades particulares de cada cliente como para ofrecer el desarrollo de módulos particulares para las más especializadas industrias, con capacidad de proveer actualización permanente y capacitación en sitio, para lograr implementaciones exitosas.